English
Kekäle đối mặt với thách thức khi số lượng đơn hàng tăng vọt
Giữa nhịp độ tăng trưởng mạnh mẽ của ngành thời trang Phần Lan, Kekäle nổi lên như một điểm sáng với sự phát triển thần tốc và việc mở rộng chuỗi cửa hàng. Tuy nhiên, thành công này cũng đặt ra một bài toán không nhỏ cho bộ phận quản lý tài chính: số lượng hóa đơn mua hàng tăng vọt, đòi hỏi một quy trình xử lý nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết.
Trước đây, quy trình xử lý hóa đơn của Kekäle chủ yếu dựa vào các thao tác thủ công, vốn tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt, khi số lượng cửa hàng tăng lên, kéo theo sự gia tăng đáng kể trong khối lượng công việc, hệ thống quản lý hóa đơn hiện tại của công ty đã bộc lộ những hạn chế, không còn đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao. Việc phân bổ chi phí chính xác hơn, một yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững, cũng làm gia tăng sự phức tạp và khối lượng công việc thủ công trong quy trình này. Kekäle nhận ra rằng cần một giải pháp đột phá để tối ưu hóa quy trình, giải phóng nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Họ đã gải quyết thế nào?
Trong bối cảnh đó, Kekäle đã tin tưởng lựa chọn một đối tác công nghệ uy tín, để xây dựng một giải pháp tự động hóa thông minh trong việc xử lý hóa đơn. Mục tiêu là hợp lý hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn mua hàng, giảm thiểu tối đa các công việc lặp đi lặp lại và nâng cao độ chính xác.
Giải pháp được triển khai dựa trên nền tảng tự động hóa thông minh, kết hợp sức mạnh của máy học (Machine Learning) và công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). “Trợ lý ảo” này hoạt động một cách thông minh:
- Đọc và phân loại hóa đơn: Robot có khả năng đọc các hóa đơn được nhập vào hệ thống quản lý, bất kể định dạng điện tử hay bản cứng (đã được quét thành tệp PDF). Công nghệ OCR giúp robot “hiểu” nội dung văn bản từ hình ảnh.
- Định tuyến hóa đơn thông minh: Dựa trên thông tin đọc được, robot tự động xác định và chuyển hóa đơn đến đúng bộ phận hoặc quy trình tiếp theo.
- Kiểm tra và đối chiếu chính xác: Ứng dụng máy học cho phép robot học hỏi từ các hóa đơn đã được xử lý trước đó, xây dựng một bộ quy tắc để tự động kiểm tra tính chính xác của các hóa đơn mới.
- Phát hiện và sửa lỗi: Robot không chỉ xử lý hóa đơn mà còn đóng vai trò như một “người giám sát” tỉ mỉ, phát hiện những điểm bất thường và báo cáo, thậm chí tự động sửa các lỗi diễn giải trong hệ thống quản lý hóa đơn, đặc biệt là với các nhà cung cấp cụ thể.
Quả ngọt đã đến rất nhanh
Chỉ sau ba tuần triển khai thần tốc kể từ giai đoạn thiết kế, giải pháp tự động hóa thông minh do Sisua Digital xây dựng đã mang lại những hiệu quả vượt trội cho Kekäle:
- Giảm 85% khối lượng công việc thủ công: Phần lớn các hóa đơn mua hàng giờ đây được xử lý hoàn toàn tự động, giải phóng đáng kể thời gian và nguồn lực cho bộ phận quản lý tài chính.
- Nâng cao chất lượng và độ chính xác của quy trình: Khả năng kiểm tra tỉ mỉ của robot giúp giảm thiểu sai sót, tăng độ tin cậy của dữ liệu hóa đơn.
- Cân bằng khối lượng công việc: Robot hoạt động ổn định, giúp bộ phận tài chính không còn bị quá tải trong các giai đoạn cao điểm.
- Cải thiện khả năng lập kế hoạch: Báo cáo định kỳ về số lượng hóa đơn giúp Kekäle chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.
- Thời gian xử lý hóa đơn nhanh chóng: Robot chỉ mất khoảng một giờ mỗi ngày để xử lý lượng công việc mà trước đây cần đến ba giờ làm việc thủ công.
Bà Elisa Huotari từ bộ phận Quản lý tài chính của Kekäle chia sẻ: “Việc triển khai dịch vụ diễn ra rất suôn sẻ. Chúng tôi quản lý để phát triển dịch vụ tốt hơn mọi lúc theo nhu cầu của chúng tôi và dễ dàng theo dõi công việc của robot. Hầu hết các hóa đơn hiện được chuyển tiếp tự động và không yêu cầu xử lý thủ công. Điều này đã giải phóng rất nhiều thời gian làm việc từ việc lưu trữ hóa đơn đơn điệu sang các nhiệm vụ khác có ý nghĩa hơn.”
Với Autobizbot
Nền tảng dịch vụ linh hoạt không chỉ giải quyết bài toán xử lý hóa đơn cho Kekäle mà còn mở ra những cơ hội tự động hóa tiềm năng khác, như xử lý đơn hàng và quản lý hàng tồn kho. Sự hợp tác thành công này là minh chứng cho thấy tự động hóa thông minh có thể trở thành đòn bẩy mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp như Kekäle tối ưu hóa hoạt động, tập trung vào tăng trưởng và phát triển bền vững.
